Elektronická fakturácia od 1.1.2027

Od 1. januára 2027 čaká slovenských podnikateľov jedna z najväčších zmien v oblasti fakturácie za posledné roky: povinná elektronická fakturácia pri tuzemských transakciách medzi podnikateľmi a voči verejnej správe. Mnohí si pod tým zatiaľ predstavujú obyčajné poslanie PDF faktúry e-mailom, no realita bude iná.

Elektronická faktúra nebude klasický PDF dokument ani naskenovaný papierový doklad. Pôjde o štruktúrovaný elektronický dokument, ktorý budú vedieť automaticky spracovať účtovné systémy, fakturačné programy a systémy Finančnej správy.

Aj keď sa rok 2027 môže zdať ďaleko, podnikatelia by sa mali začať pripravovať v predstihu. Táto zmena sa totiž nemusí dať vyriešiť za jeden deň.

Čo je elektronická faktúra

Veľa ľudí si myslí, že elektronická faktúra je faktúra poslaná e-mailom vo formáte PDF. To však nebude stačiť.

Elektronická faktúra podľa pripravovaných pravidiel bude obsahovať údaje v štruktúrovanom formáte. To znamená, že systém môže automaticky rozpoznať:

• číslo faktúry,
• dátum vystavenia,
• dodávateľa,
• odberateľa,
• základ dane,
• DPH,
• sumu,
• predmet fakturácie,
• splatnosť a ďalšie povinné údaje.

Cieľom je, aby sa faktúry nemuseli ručne prepisovať do účtovníctva a aby komunikácia medzi firmami aj štátom fungovala digitálne a automatizovane.

Koho sa elektronická fakturácia dotkne

Elektronická fakturácia sa nebude týkať iba veľkých spoločností. Podľa aktuálne dostupných informácií sa pripravuje najmä pre tuzemské B2B a B2G transakcie, teda obchod medzi podnikateľmi a fakturáciu voči verejnej správe.

Dotknúť sa môže najmä:

• s.r.o.,
• živnostníkov,
• platiteľov DPH,
• menších firiem,
• účtovných jednotiek,
• podnikateľov prijímajúcich faktúry od platiteľov DPH.

Veľa ľudí si dnes myslí, že ak nie sú platiteľmi DPH, zmena sa ich netýka. V praxi však bude dôležité sledovať aj to, aké faktúry podnikateľ prijíma a od koho.

Pozor aj pri neplatiteľoch DPH

O tejto téme sa zatiaľ hovorí menej, no môže byť dôležitá aj pre menších podnikateľov. Ak podnikateľ nie je platiteľom DPH, no prijíma faktúry od platiteľov DPH alebo od firiem, ktoré budú elektronické faktúry vystavovať, môže potrebovať riešenie na ich prijatie a spracovanie.

V praxi to môže znamenať, že aj menší živnostník alebo firma bez DPH si bude musieť preveriť:

• ako bude prijímať elektronické doklady,
• či jeho fakturačný alebo účtovný systém bude pripravený,
• či bude potrebovať prepojenie na digitálneho poštára,
• ako bude doklady odovzdávať účtovníkovi.

Čo je digitálny poštár

Jedným z najdôležitejších pojmov bude digitálny poštár. Pôjde o certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, cez ktorého sa budú elektronické faktúry bezpečne odosielať a prijímať. Dá sa to predstaviť ako určitý digitálny most medzi podnikateľmi.

Podnikateľ si bude musieť vybrať riešenie, ktoré mu bude vyhovovať:

• účtovný softvér prepojený s digitálnym poštárom,
• fakturačný systém,
• jednoduchú webovú aplikáciu,
• cloudové riešenie,
• prípadne služby účtovníka.

Práve preto bude dôležité začať riešiť tieto veci včas a nečakať až na posledné mesiace roka 2026.

Ako bude fungovať vystavenie faktúry

Celý proces bude fungovať inak, ako sú podnikatelia zvyknutí dnes.

1. Vystavenie faktúry

Podnikateľ vytvorí faktúru vo svojom fakturačnom alebo účtovnom programe.

2. Vytvorenie elektronického formátu

Systém automaticky vytvorí elektronickú faktúru v predpísanom formáte.

3. Odoslanie cez digitálneho poštára

Faktúra sa odošle cez vybraného digitálneho poštára.

4. Doručenie odberateľovi

Odberateľ faktúru prijme vo svojom systéme alebo aplikácii.

5. Automatické spracovanie

Údaje sa môžu automaticky načítať do účtovníctva bez ručného prepisovania. To môže výrazne zrýchliť spracovanie účtovníctva a znížiť počet chýb.

Ako bude fungovať prijatá faktúra

Aj prijaté faktúry budú fungovať inak ako dnes. Dodávateľ odošle elektronickú faktúru cez svoj systém a podnikateľ ju prijme cez svojho digitálneho poštára alebo softvér.

Faktúra sa následne zobrazí v systéme a môže sa automaticky zaradiť do účtovníctva.

Vo firmách bude dôležité nastaviť:

• kto faktúry prijíma,
• kto ich kontroluje,
• kto ich schvaľuje,
• kto ich odovzdáva účtovníkovi,
• ako sa budú archivovať.

Aj malé firmy budú musieť mať v tomto jasno.

Povinnosť oznamovania údajov

Dôležitou súčasťou pripravovaného systému je aj oznamovanie údajov Finančnej správe. Pri prijatých elektronických faktúrach sa v aktuálnych materiáloch spomína lehota do 5 dní od prijatia faktúry. Vo väčšine prípadov to môže riešiť automaticky softvér alebo digitálny poštár, no podnikateľ musí mať systém správne nastavený.

Práve toto môže byť problém pre firmy, ktoré budú všetko riešiť na poslednú chvíľu alebo budú používať zastarané programy.

Najväčšia chyba? Čakať do poslednej chvíle

Veľa podnikateľov si dnes povie, že to bude riešiť až neskôr. Lenže práve to môže byť problém.

Bude potrebné:

• preveriť účtovný softvér,
• preveriť fakturačný systém,
• nastaviť komunikáciu,
• vybrať digitálneho poštára,
• otestovať prijímanie faktúr,
• zabezpečiť archiváciu,
• naučiť sa nový systém,
• nastaviť interné procesy.

A to všetko sa nedá zvládnuť zo dňa na deň.

Sledujeme všetky novinky a zmeny

Elektronická fakturácia sa ešte môže postupne spresňovať a upravovať. Pravidlá, technické riešenia aj presné povinnosti sa môžu dopĺňať.

Preto všetky novinky priebežne sledujeme a budeme o nich informovať. Ak máte otázky k elektronickej fakturácii, pripravovaným zmenám alebo si nie ste istí, ako sa pripraviť, pokojne nám napíšte e-mail alebo zavolajte. Radi vám poradíme a pomôžeme pripraviť sa na zmeny včas.